Sverige är inne i en exceptionell tid på grund av covid-19-utbrottet i världen. Detta skapar stor osäkerhet och på många håll också en stark oro. Då gäller det som arbetsgivare och organisation att vara klar på hur vi kommunicerar med medarbetarna och omvärlden. På många sätt går alla organisationer nu in i kriskommunikationsläge. Tydlig och alert kommunikation kan göra stor skillnad.
Här kommer därför några råd från oss:
1. Håll i kommunikationstaktpinnen
Det är viktigt att du och din organisation leder er egen kommunikation kring hur covid-19 påverkar er och era kunder. Löpande uppdateringar är viktigt som läget är nu. Undvik att bli reaktiva.
2. Var tydlig
Berätta det ni vet. Och bli inte krånglig i språket. Rak, enkel och tydlig kommunikation är vad som uppskattas. Våga också säga och berätta om det som ni inte vet, det är bättre än tystnad och osanningar. Medarbetare behöver tydlighet för att i sin tur kunna vara tydlig till exempelvis kund.
3. Ha förståelse
Just nu är det viktigt att vara förstående inför oron som råder. Läget skapar osäkerhet. Men spä inte på oron i onödan. Just nu behöver alla hantera situationen lugnt och metodiskt.
4. Följ utvecklingen
Det är viktigt att någon i organisationen pekas ut som ansvarig för bevakning av vad som händer kring covid-19. Följ myndigheters, medias och kunders flöden. Och uppdatera era kommunikationsflöden och informationsbanker.
5. Berätta vad ni gör
Om ni gör insatser för att lindra och underlätta läget – berätta det. Det skapar trygghet och trovärdighet. Extra viktigt internt att hålla medarbetarna informerade kring vad som sker.
6. Undvik inte frågor
Svara alltid på frågorna ni får. ”Just nu vet vi inte men vi undersöker” är också ett svar.
7. Hemsidan och internwebben ska vara naven
På er interna och/eller externa webb kan ni kommunicera tydligt och stabilt, och dessutom ger den möjlighet till utförligare information än till exempel sociala kanaler.
8. Utse talesperson(er)
Vem ska prata just nu? Det är viktigt att skapa en tydlighet även i vem som ger direktiv och besked. Utse en eller max tre talespersoner. Det kan vara en som tar rollen internt och en annan externt, för att avlasta och kunna växeldra.
Ovanstående är en hjälp på vägen. Tveka inte att höra av dig till oss för mer råd och stöd.
Fredrik Stengarn
PR-konsult